如何写作专业的电子邮件回复

电子邮件在我们生活中的应用是如此普遍,但如何把邮件写好需要一定的规则常识,否则,会让人 感觉不是很礼貌和缺乏文化休养的。如何写好邮件,下面列出几个要点:

  • 要有礼貌和简洁:在回答一封电子邮件时,要花时间去完全了解邮件,以便构成一个良好的回复。同时也要注意语气的掌握,例如:请今天尽快给出一个建议。不如礼貌的说成:建议今天内给出一个建议。电子邮件应该是清晰、简明的,邮件的目的和重要信息应该放在邮件的开始部分,避免不必要的华丽用词,如果能把一长段话精简为一句话且意思能完整保留,那么不妨就这样做。
  • 不要匆忙给给否定答复:一个专业的电子邮件,绝对不要匆忙给出否定的答复。想像一封专业的商业电子邮件,对方可以对你的答复立即给出这封邮件是否值得一读的选择。
  • 对收件人称呼的重要性:对于收件人称呼的准确把握是整个邮件最重要的一点,千万不要失误,这关系到收件人看完邮件最初的几句后,考虑要不要继续阅读你的邮件。如果对收件人的称呼搞错了或不礼貌,收件人看完后会想或许你发错了邮件或感觉你对他不礼貌所以不想继续阅读以下的邮件内容。
  • 邮件结束格式:当一封专业邮件结束时,为了以后的联系延续,应该加上礼貌的结束语,如“诚挚的问候”,“预祝身体健康”等内容。
    专业的电子邮件回复应该注意的几点基本就这么多了,最后要注意答复邮件的响应不需要很快,所以要仔细考虑好后,花时间了解对方的问题后再做答复。
June 25th, 2015|News|